お問い合わせ、返信までどれくらいかかっていますか

ホームページから問い合わせをする人の多くは、同時に何件か候補を見ています。1件だけ選んで連絡してくる人ばかりではありません。

そのとき、先に返信が来たお店から話が進んでしまうことは珍しくありません。内容や価格で負けたわけではなく、単に返事が遅かっただけ、ということが起こり得ます。もったいないのは、これがホームページの出来とは関係のないところで起きる点です。

すぐに返信できないのは当然です。営業中なら手が離せませんし、定休日もあります。問題は「遅れること」ではなく「いつ頃返ってくるか分からず、相手を不安にさせること」です。

フォームを送信した直後の画面や、自動返信メールに一言添えるだけで印象は変わります。「通常1〜2営業日以内に返信します」「定休日は返信が翌営業日になります」。これだけで、相手は他を探すべきか待つべきかを判断できます。

LINE公式アカウントを使っているお店なら、営業時間外に届いたメッセージに自動で一言返す設定も同じ役割を果たします。難しい設定ではなく、あらかじめ用意した文章を登録しておくだけです。

問い合わせの内容は、実際にはそれほど種類が多くありません。空き状況の確認、料金の質問、予約の可否。この3つだけで、日々の問い合わせの大半を占めているお店が多いはずです。

それぞれの返信文をあらかじめメモに用意しておくと、手が空いた瞬間にコピーして少し手直しするだけで送れます。ゼロから文章を考える時間がなくなるので、結果として返信は早くなります。

断りの返信も、型を用意しておくと気が楽になります。「あいにく満席で」「その日は定休日で」といった文面を先に決めておけば、返信そのものへの心理的なハードルが下がります。

飛び込みのお客さまが中心で、フォームやメールでの問い合わせがそもそもほとんど来ないお店であれば、無理に整える必要はありません。使わない仕組みを用意しても、手間が増えるだけです。

まずは1ヶ月、問い合わせが実際に何件来ているか、返信までどれくらいかかっているかを振り返ってみるところから始めても遅くありません。件数が少なければ、都度ていねいに対応するだけで十分なこともあります。